Die European Banking Authority (EBA) hat am 25.02.2019 die finalen Leitlinien zum Umgang mit Auslagerungen „EBA Guidelines on outsourcing arrangements“ (EBA/GL/2019/02) veröffentlicht. Ziel der Leitlinien ist es, im Rahmen einer wirksamen internen Governance, einheitliche Rahmenbedingungen für das Auslagern von Tätigkeiten zu schaffen. Damit wird auf einen Trend der letzten Jahre reagiert, wesentliche Tätigkeiten an Dritte auszulagern, um sich auf institutsspezifische Kernthemen konzentrieren zu können. Die Leitlinien richten sich grundsätzlich an Institute, welche direkt durch die EBA beaufsichtigt werden sowie an nationale Aufsichtsbehörden. Eine Ausweitung auf sämtliche österreichische Institute erfolgt mit entsprechender Compliant-Erklärung der FMA bzw. bei Umsetzung in nationales Recht.
Die EBA-Leitlinien treten am 30.09.2019 in Kraft, sehen allerdings für bestehende Auslagerungsverträge eine Übergangsfrist bis 31.12.2021 vor. Angesichts der nicht unwesentlichen Änderungen der Regularien zur Gestaltung von Auslagerungen, wird damit den Instituten die nötige Zeit zur Anpassung bestehender Verträge gegeben. Neuverträge haben die neuen Anforderungen jedoch bereits ab Oktober 2019 zu erfüllen.
Begriff der Auslagerung
Gemäß den EBA-Leitlinien wird der Begriff der Auslagerung sehr weit gefasst und richtet sich demnach an alle Tätigkeiten, die das Institut grundsätzlich auch selber erbringen würde. Die Leitlinien unterscheiden zwischen kritischen bzw. wichtigen sowie sonstigen Funktionen und Tätigkeiten der Institute. Unter Berücksichtigung des Proportionalitätsgedankens sind, ähnlich den Bestimmungen des § 25 BWG, vor allem Auslagerungen von kritischen Tätigkeiten im direkten Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit des Institutes betroffen.
Unzulässig sind gemäß den neuen EBA-Leitlinien jedenfalls Auslagerungen, die zu einer Delegation der Aufgaben der Geschäftsleitung oder zu einer Aushöhlung des Instituts führen. Die Bedeutung dieser Grenze ist im Einzelfall zu beurteilen.
Handlungsbedarf für Institute
Die Anforderungen der EBA-Leitlinien sind als Vertiefung bzw. Ergänzung der bestehenden nationalen Normen zu verstehen. In Anbetracht der dadurch nicht zu unterschätzenden inhaltlichen und organisatorischen Anforderungen empfehlen wir, bereits jetzt mit der Anpassung der Aufbau- und Ablauforganisation zu beginnen. Unseres Erachtens sind dabei jedenfalls folgende Punkte zu berücksichtigen:
- Erarbeitung und Festlegung angemessener Strategien und Prozesse und Dokumentation dieser in einer Auslagerungsrichtlinie
- Analyse der Geschäftsprozesse und Identifikation von kritischen und wichtigen Funktionen
- Erhebung bestehender Auslagerungen und Erstellung eines Auslagerungsregisters
- Berücksichtigung von Risiken der Auslagerung im Zuge der Risikoanalyse und Ableitung entsprechender Steuerungs- und Überwachungsmaßnahmen
- Definition von Maßnahmen zur Vermeidung von Interessenkonflikten
- Durchführung von Due Diligence-Prüfungen zur Auswahl und Überwachung von Vertragspartnern
Zusätzlich zur internen Organisation liegen weitere Herausforderung in der Vertragsgestaltung. Dabei sind sämtliche Auslagerungsverträge zu erheben und auf ihre Übereinstimmung mit den Anforderungen der EBA-Leitlinien zu analysieren. Im Zuge der Erfassung der Verträge bzw. deren Überarbeitung und Aktualisierung empfiehlt es sich, auch steuerliche Optimierungsmöglichkeiten mit zu beachten.
Josef Schima und Daniela Heilinger, beide BDO Partner, im folgenden Video:
Die europäische Bankenaufsicht hat eine Richtlinie für Auslagerungen veröffentlicht, diese tritt mit 30. September 2019 in Kraft. Was kommt auf die Banken zu?
